KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

  1. AMAÇ

İşbu Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), SONÇAĞ TARIM-ORMAN ÜRÜNLERİ SANAYİ VE TİC. LTD. ŞTİ. (“Şirket”) tarafından işlenen kişisel verilerin saklama sürelerinin belirlenmesi ve saklama süresi sona eren verilerin mevzuata uygun olarak imha edilmesi (silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi) süreçlerinin usul ve esaslarını belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

  1. KAPSAM

Bu Politika; Şirket çalışanlarını, çalışan adaylarını, müşterileri, tedarikçileri, ziyaretçileri ve diğer üçüncü kişileri kapsamakta olup; Şirket’in uhdesinde bulunan fiziksel ve dijital tüm kayıt ortamlarında uygulanır.

  1. SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ VE TEKNİK SEBEPLER

Şirketimiz bünyesindeki kişisel veriler;

  • 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
  • 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu,
  • 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu,
  • 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
  • 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  • 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu,

hükümleri uyarınca öngörülen yasal saklama süreleri boyunca ve/veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanmaktadır.

  1. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA SÜRELERİ TABLOSU

Şirketimiz, işlediği kişisel verileri aşağıda belirtilen süreler boyunca saklamayı taahhüt eder:

VERİ KATEGORİSİ

VERİ İÇERİĞİ (ÖRNEK)

SAKLAMA SÜRESİ

HUKUKİ DAYANAK

KİMLİK VERİLERİ

Ad-soyad, T.C. kimlik no, nüfus cüzdanı sureti

10 YIL

İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren (TBK/SGK Zamanaşımı)

İLETİŞİM VERİLERİ

Adres, telefon, e-posta, KEP

10 YIL

İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren (TBK Zamanaşımı)

ÖZLÜK VERİLERİ

Bordro, işe giriş-çıkış bildirgeleri, iş sözleşmesi

10 YIL

İş Kanunu ve SGK Mevzuatı

SAĞLIK BİLGİLERİ

Sağlık raporları, işe giriş muayenesi, iş kazası kaydı

15 YIL

İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu (Meslek hastalığı vb. riskler nedeniyle)

FİZİKSEL MEKAN GÜV.

Güvenlik kamerası (CCTV) kayıtları

60 GÜN

Veri Sorumlusu Meşru Menfaati ve Güvenlik Gerekliliği

  1. İMHA (SİLME, YOK ETME VE ANONİM HALE GETİRME) YÖNTEMLERİ

Saklama süresi dolan veya işleme şartı ortadan kalkan kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıdaki yöntemlerle imha edilir:

  • Kağıt Ortamındaki Veriler: Kağıt imha makineleri (kırpıcılar) kullanılarak geri birleştirilemeyecek şekilde parçalanır.
  • Dijital Ortamdaki Veriler (Sunucu/PC): İşletim sistemi üzerindeki silme komutları ile silinir; gerektiğinde özel yazılımlar ile geri getirilemeyecek şekilde (wiping) üzerine yazılır.
  • Bulut Ortamı: Veriler, geri getirme yetkisi olmaksızın kalıcı olarak silinir.
  • Optik/Manyetik Medya (CD, HDD): Fiziksel olarak kırılarak, yakılarak veya manyetikliği bozularak yok edilir.
  1. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Yönetmelik gereği Şirketimiz, saklama süresi dolan verileri tespit etmek ve imha etmek amacıyla 6 (altı) ayda bir periyodik imha işlemi gerçekleştirir.

  • 1. Periyodik İmha: Her yılın HAZİRAN ayı.
  • 2. Periyodik İmha: Her yılın ARALIK ayı.
  1. YÜRÜRLÜK

İşbu Politika, Şirket Yönetim Kurulu/Müdürler Kurulu tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.